ISO 45001 Kapsamında Acil Durum Yönetimi ve Dijitalleşme

İş sağlığı ve güvenliği yönetimi, yalnızca günlük çalışma ortamındaki risklerin azaltılmasıyla sınırlı değildir. Kurumların deprem, yangın, sel, iş kazası, tehlikeli madde kaynaklı olaylar veya farklı kriz senaryoları karşısında hazırlıklı olması da çalışan güvenliğinin önemli bir parçasıdır.

ISO 45001 İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemi, kuruluşların iş sağlığı ve güvenliği risklerini sistematik biçimde yönetmesine yönelik bir çerçeve sunar. Bu yaklaşım içerisinde potansiyel acil durumların belirlenmesi, bu durumlara yönelik müdahale süreçlerinin planlanması, çalışanların bilgilendirilmesi, süreçlerin test edilmesi ve gerektiğinde iyileştirilmesi önemli bir yer tutar.

Günümüzde ise özellikle çok sayıda çalışanı veya farklı lokasyonlarda operasyonları bulunan kurumlarda bu süreçlerin yalnızca manuel yöntemlerle yönetilmesi zorlaşabilir. Dijital acil durum yönetimi çözümleri, kurumların hazırlık ve müdahale süreçlerini daha merkezi, izlenebilir ve koordineli şekilde yürütmesine yardımcı olabilir.

ISO 45001 Nedir?

ISO 45001, kuruluşların çalışanların sağlık ve güvenliğini korumaya yönelik sistematik bir yönetim yaklaşımı oluşturmasını amaçlayan uluslararası bir iş sağlığı ve güvenliği standardıdır.

Standart; tehlikelerin belirlenmesi, risklerin değerlendirilmesi, çalışan katılımı, yasal ve diğer gerekliliklerin dikkate alınması, performansın izlenmesi ve sürekli iyileştirme gibi birçok konuyu kapsar.

Bu yaklaşımın önemli bileşenlerinden biri de kuruluşların meydana gelebilecek acil durumlara hazırlıklı olmasıdır. Çünkü etkili bir iş sağlığı ve güvenliği sistemi yalnızca olayların meydana gelmesini önlemeye değil, olası bir olay gerçekleştiğinde etkilerinin azaltılmasına yönelik süreçlerin oluşturulmasına da ihtiyaç duyar.

ISO 45001 Kapsamında Acil Durum Yönetimi Neden Önemlidir?

Acil durumların niteliği kurumun faaliyet alanına, lokasyonuna, çalışan profiline ve karşı karşıya olduğu risklere göre değişebilir.

Bir üretim tesisinde yangın, patlama veya tehlikeli madde sızıntısı öncelikli risklerden biri olabilirken farklı bölgelerde ofisleri bulunan bir kuruluş için deprem veya diğer doğal afetler önemli senaryolar arasında yer alabilir.

Bu nedenle kuruluşların kendi koşullarına uygun olası acil durum senaryolarını önceden belirlemesi gerekir.

ISO 45001'in acil durumlara hazırlık ve müdahale yaklaşımı kapsamında kuruluşların olası acil durumlara yönelik süreçler oluşturması, müdahale planlaması yapması, çalışanların gerekli bilgilere ulaşmasını sağlaması, planlanan müdahale yöntemlerini belirli aralıklarla test etmesi ve yaşanan olaylar veya tatbikatlar sonrasında süreçlerini gözden geçirmesi önem taşır.

Amaç, kriz meydana geldiğinde ne yapılacağının ilk kez o anda düşünülmesi yerine, gerekli süreçlerin önceden planlanmış olmasıdır.

Acil Durum Yönetiminde İletişimin Rolü

İyi hazırlanmış bir acil durum planının sahada etkili olabilmesi için doğru iletişim altyapısıyla desteklenmesi gerekir.

Bir deprem meydana geldiğini düşünelim. Kurum açısından yalnızca depremin gerçekleştiğini bilmek yeterli değildir. Kısa süre içerisinde şu soruların yanıtlanması gerekebilir:

• Hangi çalışanlarımız etkilenen bölgede?
• Çalışanlarımız güvende mi?
• Yardıma ihtiyaç duyan çalışan var mı?
• Kimlere ulaşıldı?
• Kimlerden henüz geri dönüş alınamadı?
• Çalışanlarımız hangi güvenli alanlara yönlendirilmeli?

Çalışan sayısı ve lokasyon sayısı arttıkça bu soruların telefon görüşmeleri, elektronik tablolar veya mesajlaşma grupları üzerinden yönetilmesi giderek zorlaşabilir.

Bu noktada acil durum yönetiminin dijitalleşmesi önemli avantajlar sağlayabilir.

Dijital Acil Durum Yönetimi Nedir?

Dijital acil durum yönetimi; kriz öncesi hazırlık, kriz sırasında iletişim ve kriz sonrasındaki değerlendirme süreçlerinin teknolojik çözümlerle desteklenmesi olarak değerlendirilebilir.

Amaç insan faktörünü ortadan kaldırmak değil, kriz yönetiminden sorumlu ekiplerin doğru bilgiye daha hızlı ulaşmasını ve süreçleri merkezi biçimde yönetebilmesini sağlamaktır.

Örneğin dijital bir sistem üzerinden önceden acil durum senaryoları oluşturulabilir, ilgili çalışan grupları belirlenebilir, kriz meydana geldiğinde çalışanlara bildirim gönderilebilir ve gelen geri dönüşler merkezi bir yapı üzerinden takip edilebilir.

Böylece kriz sırasında farklı kaynaklardan bilgi toplamaya çalışmak yerine daha bütünleşik bir operasyon yürütülebilir.

Çok Kanallı İletişim Neden Önemlidir?

Acil durumlarda iletişimin yalnızca tek bir kanala bağlı olması çeşitli riskler yaratabilir.

İnternet bağlantısında sorun yaşanabilir, çalışan mobil uygulama bildirimini fark etmeyebilir veya bazı kullanıcılar telefon görüşmesine cevap veremeyebilir.

Bu nedenle SMS, mobil uygulama ve IVR gibi farklı iletişim yöntemlerinin birbirini tamamlayacak şekilde kullanılması iletişim sürekliliğinin güçlendirilmesine yardımcı olabilir.

Örneğin SMS, mobil internet bağlantısına ihtiyaç duymadan çalışanlara kısa ve aksiyon odaklı bildirimler ulaştırmak için kullanılabilir. Mobil uygulamalar daha kapsamlı bildirim ve etkileşim olanakları sağlayabilirken IVR ise sesli iletişim için alternatif bir kanal oluşturabilir.

Buradaki temel amaç tek bir iletişim yöntemini tercih etmek değil, farklı koşullarda çalışanlara ulaşabilmek için alternatif kanallar oluşturmaktır.

Acil Durum Tatbikatlarının Dijitalleştirilmesi

ISO 45001 yaklaşımında yalnızca acil durum planlarının hazırlanması değil, planlanan müdahale yöntemlerinin uygun olduğu durumlarda test edilmesi de önem taşır.

Tatbikatlar, kuruluşların kriz gerçekleşmeden önce süreçlerindeki eksiklikleri görmesine yardımcı olur.

Dijital acil durum yönetimi sayesinde tatbikatlar daha ölçülebilir hale getirilebilir. Örneğin çalışanlara bir senaryo kapsamında bildirim gönderilebilir, çalışanların geri dönüşleri takip edilebilir ve kimlerin senaryoya yanıt verdiği değerlendirilebilir.

Bu bilgiler sayesinde kurumlar yalnızca "tatbikat gerçekleştirildi" bilgisini değil, tatbikat sırasında iletişim ve geri bildirim süreçlerinin nasıl çalıştığını da değerlendirebilir.

Tatbikat sonuçlarının kayıt altına alınması ve değerlendirilmesi, acil durum süreçlerinin sürekli iyileştirilmesine de katkı sağlar.

Konum Bazlı Acil Durum Yönetimi

Çok lokasyonlu kurumlarda her kriz tüm çalışanları aynı ölçüde etkilemeyebilir.

Örneğin belirli bir bölgede meydana gelen deprem, sel, yangın veya güvenlik olayı sırasında öncelikle o bölgede bulunan çalışanlara ulaşılması gerekebilir.

Konum ve bölge bazlı acil durum yönetimi sayesinde krizden etkilenebilecek çalışanların belirlenmesi ve iletişimin ilgili gruplara yönlendirilmesi mümkün hale gelebilir.

Bu yaklaşım özellikle farklı şehirlerde ofisleri, mağazaları, fabrikaları, depoları veya saha ekipleri bulunan kuruluşlarda kriz iletişiminin daha hedefli yürütülmesine yardımcı olabilir.

Acil Durum Yönetiminde Raporlama ve İzlenebilirlik

Dijitalleşmenin sağladığı önemli katkılardan biri de süreçlerin kayıt altına alınabilmesi ve sonradan değerlendirilebilmesidir.

Kurumların hangi senaryonun ne zaman başlatıldığı, hangi çalışanlara bildirim gönderildiği, çalışanlardan hangi geri dönüşlerin alındığı ve sürecin nasıl ilerlediği gibi bilgileri değerlendirebilmesi kriz sonrası analizler açısından önemlidir.

Bu veriler, gerçekleştirilen tatbikatların ve gerçek acil durumların ardından süreçlerde hangi alanların geliştirilmesi gerektiğinin belirlenmesine yardımcı olabilir.

Böylece acil durum yönetimi yalnızca kriz anında kullanılan bir süreç olmaktan çıkarak sürekli değerlendirilen ve geliştirilen bir yapıya dönüşebilir.

Mobildev Acil Care ile Dijital Acil Durum Yönetimi

Mobildev Acil Care, kurumların acil durum iletişimi ve çalışan güvenliği süreçlerini dijital ortamda yönetmesini destekleyen bütünleşik bir acil durum yönetimi çözümüdür.

Kurumlar Acil Care üzerinden farklı acil durum senaryoları oluşturabilir; SMS, mobil uygulama ve IVR gibi farklı iletişim kanallarını kullanarak çalışanlarıyla iletişim kurabilir ve çalışanlardan gelen durum geri bildirimlerini merkezi olarak takip edebilir.

Konum ve bölge bazlı yaklaşımlar sayesinde krizden etkilenebilecek çalışan gruplarının belirlenmesi ve güvenli alanların tanımlanması desteklenirken, raporlama özellikleriyle acil durum veya tatbikat süreçlerinin değerlendirilmesi kolaylaştırılabilir.

Bu yapı, kurumların ISO 45001 kapsamında oluşturdukları acil durumlara hazırlık ve müdahale süreçlerinin dijital araçlarla desteklenmesine yardımcı olabilir.

Burada önemli olan nokta, Acil Care'in tek başına "ISO 45001 uyumluluğu sağlar" şeklinde konumlandırılması değil; kuruluşun ISO 45001 kapsamında yürüttüğü acil durum yönetimi, iletişim, tatbikat ve izleme süreçlerini destekleyen teknolojik bir çözüm olarak değerlendirilmesidir.

Acil Durum Yönetiminizi Dijitalleştirin

Acil durumlara hazırlık yalnızca bir plan dokümanı oluşturmakla tamamlanmaz. Planların uygulanabilir olması, çalışanlara ulaşılabilmesi, farklı senaryoların test edilmesi, geri bildirimlerin takip edilmesi ve süreçlerin düzenli olarak geliştirilmesi gerekir.

Dijitalleşme, kurumların bu süreçleri daha merkezi, ölçülebilir ve koordineli şekilde yönetmesine yardımcı olabilir.

Mobildev Acil Care ile acil durum senaryolarınızı dijitalleştirebilir, çalışanlarınızla çok kanallı iletişim kurabilir ve kriz ile tatbikat süreçlerinizi merkezi bir yapı üzerinden yönetebilirsiniz.

Kurumunuzun acil durum yönetimi süreçlerini Acil Care ile nasıl geliştirebileceğinizi keşfetmek için bizimle iletişime geçin.